“Bận” là căn bệnh chung của thời đại chúng ta. Nhưng sự thật là, chúng ta không thiếu thời gian, chúng ta thiếu một hệ điều hành để chiến thắng sự hỗn loạn.
Gần đây, mình được xem một chia sẻ cực kỳ giá trị từ Dan Martell, một doanh nhân và huấn luyện viên khởi nghiệp nổi tiếng trên YouTube với hơn 1.08 triệu người đăng ký kênh. Anh đã dùng chính câu chuyện từ kẻ trắng tay trở thành triệu phú của mình để đúc kết thành 3 nguyên tắc quản lý thời gian thép.
Mình đã áp dụng thử và thấy rằng hiệu quả của nó không chỉ nằm ở năng suất, mà còn ở sự bình an trong tâm trí. Chính vì vậy, mình muốn chia sẻ lại những điều tâm đắc nhất này đến với mọi người.
Bài học số 1: Khung 4D – Cứu tinh của một bộ não quá tải
Dan Martell chia sẻ rằng “Getting Things Done” của David Allen là cuốn sách kinh điển đã thay đổi hoàn toàn cách anh ấy vận hành công việc.
Và đây là nguyên tắc 4D từ cuốn sách đã giúp anh ấy thoát khỏi cảnh “làm việc 16 tiếng/ngày mà vẫn nghèo”:
1. Do it (Làm ngay): Nếu một việc tốn ít hơn 2 phút – hãy làm nó ngay lập tức. Đừng ghi chú, đừng lên lịch. Việc ghi nhớ và quản lý nó còn tốn nhiều công sức hơn là hoàn thành nó.
2. Delegate (Giao phó): Việc người khác làm được, hãy giao cho họ! Đừng ôm đồm những thứ không cần bạn làm trực tiếp.
3. Defer (Hoãn lại): Những việc quan trọng nhưng không cần gấp, xếp vào danh sách để làm sau. Điều này giải phóng tâm trí bạn khỏi áp lực phải nhớ những việc vụn vặt linh tinh một các lộn xộn.
4. Delete (Loại bỏ): Đây là nguyên tắc mạnh mẽ nhất. Hãy học cách nói KHÔNG. Dan nói rất hay: “Một lời CÓ vô tội vạ là một lời KHÔNG với chính giấc mơ của bạn.” Sự giàu có được tạo ra trong những khoảng trống thời gian mà bạn dũng cảm nói “không” với những thứ không phù hợp.
Bài học 2: Bạn cần quản lý năng lượng, không chỉ thời gian
Khi mới bắt đầu sự nghiệp, Dan sợ bỏ lỡ cơ hội nên đã nói “CÓ” với mọi thứ. Lịch trình trở thành một mớ hỗn độn, các cuộc họp liên tục cắt ngang thời gian sáng tạo nhất trong ngày.
Và kết quả chỉ là sự kiệt sức và kém hiệu quả.
Bài học đắt giá: Đừng tự biến mình thành nạn nhân của chính sự bận rộn. Thành quả chỉ TĂNG THEO CẤP SỐ NHÂN khi bạn không bao giờ đánh mất đà tiến. “Lãi kép chỉ phát huy tác dụng nếu bạn không reset vốn liếng.”
Anh ấy chia sẻ 3 chiến lược mà mình đã áp dụng và rất thành công:
1. Lên lịch theo năng lượng: Chia một ngày thành 3 khung giờ sáng, chiều, tối. Buổi sáng dành cho các công việc sáng tạo và quan trọng nhất. Buổi chiều dành cho các cuộc họp, cộng tác. Buổi tối dành để nghiên cứu và lên kế hoạch.
2. Gộp những việc có tính chất tương tự (Batch work): Làm cùng loại việc liên tục trong một khung giờ để tránh mất sức khi chuyển đổi. Đừng nhảy qua lại giữa những việc không liên quan với nhau, ví dụ đang khám bệnh lại chuyển sang làm giấy tờ hô sơ, chuyển qua chuyển lại liên tục như vậy. Sự chuyển đổi ngữ cảnh một cách liên tục sẽ “ăn cắp” năng lượng của bạn một cách khủng khiếp.
3. Tận dụng NET time (No Extra Time): Kết hợp công việc và tận dụng mọi khoảnh khắc. Nghe sách nói khi lái xe, xử lý email khi chờ meeting… Đây cũng là cách anh biến mọi thời gian chết thành thời gian sinh lời.
Bài học 3: Bạn được QUYỀN điều chỉnh – Đừng mắc kẹt trong lịch trình của chính mình!
Chúng ta thường tự giam mình trong những cam kết mà mình đã đưa ra từ rất lâu trước đây, dù hoàn cảnh và ưu tiên hiện tại đã thay đổi. Ví dụ: những việc bạn đồng ý 6 tháng trước, hôm nay có thể không còn phù hợp – hãy dám nói “không”.
Cuộc sống liên tục vận động không ngừng, chính vì thế, chúng ta hoàn toàn được phép review, từ chối hoặc đàm phán lại các cam kết trước đây.
1. Xem xét lại (Review): Mỗi Chủ nhật, Dan thường kiểm tra lịch tuần tới và tự hỏi: “Việc này có giúp mình đạt mục tiêu không?” Nếu không, anh sẽ nhanh chóng loại bỏ không nhân nhượng.
2. Điều chỉnh (Adjust): Đàm phán lại cam kết. Anh thường dùng mẹo: “Nếu tối nay mình không muốn làm việc đó, thì nó sẽ là KHÔNG cho dù nó có được lên lịch từ 3 tháng trước đi chăng nữa.” Tuy nhiên khi áp dụng nguyên tắc này bạn cần cẩn trọng cân nhắc những ảnh hưởng mà sự điều chỉnh này mang lại để sao cho bản thân vẫn đạt được mục tiêu mà uy tín và thương hiệu của bản thân vẫn không bị ảnh hưởng.
3. Mở rộng (Expand): Ngay khi có thời gian trống, hãy thêm mục tiêu mới, học kỹ năng, xây mối quan hệ. Chọn việc khiến bạn “sợ hãi” nhất cũng là con đường giúp bạn phát triển nhất!
“Nếu bạn không coi trọng thời gian của mình, sẽ chẳng ai coi trọng nó cả!”. Hãy dùng khung 4D, quản lý năng lượng, và linh hoạt điều chỉnh để tập trung vào những gì đưa bạn đến tự do tài chính. Đừng để thời gian quản lý bạn – hãy làm chủ nó để xây dựng cuộc sống bạn mơ ước!
Đây là lời nhắn từ Dan Martell mà mình tâm đắc nhất xuyên suốt video.
Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tìm lại quyền kiểm soát thời gian và sự bình an trong tâm trí mỗi ngày.
Bạn thấy bài học nào trong 3 điều trên hữu ích nhất với mình? Hãy comment con số bên dưới và chia sẻ lý do với mình nhé!
Dr. Christina Nguyễn
Phoenix Medical Academy
